Thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp, theo đúng chức năng sử dụng, cung cấp thông tin nhanh chóng, hiệu quả một cách tức thời hỗ trợ người sử dụng.
Phân loại tài liệu, hồ sơ theo từng chủ đề và phân quyền người sử dụng. Thiết lập phân quyền cho nhân viên chỉ được quyền cập nhật hồ sơ tài liệu, những không có quyền xoá dữ liệu. Sử dụng chức năng này để chuẩn hóa các loại văn bản hồ sơ, tài liệu thường được sử dụng trong doanh nghiệp nhằm giảm bớt thời gian tìm kiếm hay phải làm mới lại từ đầu các tài liệu phục vụ cho công việc.